Informacja o systemie

Wykonywanie kalkulacji zawsze było dla drukarni problemem: zabierało czas i generowało koszty. Niestety tego stanu nie udało się w żaden sensowny sposób zmienić: albo kalkulatory są dedykowane tylko dla prostych prac albo - stanowiąc część złożonego systemu zarządzania przedsiębiorstwem - są zbyt skomplikowane w użytkowaniu. A czas przy tworzeniu kalkulacji oznacza koszty! A że większość wykonanych kalkulacji nie wchodziła do realizacji, to czas i koszty były w ten sposób tracone.

Przez lata szukałem rozwiązania tego problemu: aby skrócić czas, znacząco obniżyć koszty, zwiększyć elastyczność narzędzi do kalkulowania. I w ten sposób narodził się pomysł stworzenia systemu ExLibris.

Co wyróżnia system ExLibris od innych na rynku?

CZAS

Wykonanie kalkulacji trwa kilkanaście sekund! Naprawdę! Nawet dla oprawy złożonej! I to wraz z czasem dostarczenia kompletnej oferty do Klienta! Są systemy, które chwalą się możliwością wykonania nawet ponad 100 kalkulacjami w ciągu dnia. My nie liczymy tego w setkach, ale w tysiącach! Aby przekonać się, że tak naprawdę jest zapraszam do skorzystania z wersji demo.

KOSZTY

Brak opłaty za zakup systemu powoduje, że można zacząć korzystać z niego bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów, a miesięczne koszty użytkowania są stosunkowo niewielkie. Wymagania sprzętowe także są niewielkie - wystarczy dowolnej klasy komputer czy urządzenie przenośne. Nie ma potrzeby dodatkowego inwestowania w nowy sprzęt, jak to się dzieje w przypadku bardziej rozbudowanych systemów wymagających najnowszej wersji oprogramowania. Nie ma również potrzeby zakupu serwera, który udostępniamy dla Państwa. Dalsza sprawa przy systemach konkurencyjnych to co rok ponoszone koszty serwisowe czy opłaty licencyjne. Przy użytkowaniu systemu ExLibris nie ma dodatkowych kosztów, a jedyny rzeczywisty koszt stanowi opłata abonamentowa.

KOSZT WYKONANIA JEDNEJ KALKULACJI

Załóżmy, że wykonanie jednej kalkulacji trwa 10 minut (uwzględniając wysłanie gotowej oferty). Zatem pracownik może w ciągu godziny wykonać 6 kalkulacji, w ciągu dnia 45, w ciągu miesiąca 900. Tyle teorii. Ile zatem kosztuje pracodawcę wykonanie jednej kalkulacji? Proszę policzyć to samemu, uwzględniając wszystkie koszty, które ponosi firma zatrudniając pracownika. A co, jeśli wykonanie kalkulacji trwa 15 czy 20 minut? A przecież skomplikowane kalkulacje mogą trwać jeszcze dłużej… Łatwo obliczyć, że koszt jednej to min. 5 zł. Tym bardziej szkoda tych kosztów, gdy większość z kalkulacji nie jest realizowana - może ktoś złożył lepszą ofertę, czasem Wydawca zmienia plany… Przyczyn można by mnożyć, ale efekt jest ten sam: statystycznie ponad 90% kalkulacji jest “pusta”. Idąc tym tokiem rozumowania pozyskanie zlecenia kosztuje co najmniej kilkadziesiąt złotych, a może być znacznie, znacznie więcej. Korzystając z systemu ExLibris ilość i koszt kalkulacji nie mają już znaczenia.

PROSTOTA W UŻYTKOWANIU

Wykonanie kalkulacji wymaga tylko podania podstawowych parametrów (nakład, format, rodzaj papieru). Każda kalkulacja jest indywidualnie dopasowywana do Klienta - każdy Klient ma ustalone warunki handlowe, więc również i ceny są indywidualne. W praktyce oznacza to, że dwie takie same kalkulacje dla dwóch różnych Klientów mogą się różnić ceną. Zatem nie jest koniczne zatrudnienie na tym stanowisku doświadczonego specjalisty, który musi ułożyć cały proces produkcyjny w technologicznej kolejności. Wystarczy osoba potrafiąca dobrze posługiwać się komputerem. Oczywiście podstawowa znajomość chociażby terminologii poligraficznej zawsze się przyda, żeby nie pytać, czym na przykład jest wyklejka. Ale nie jest to już tak niezbędne. Nie będziemy też mówić tu o tym, jak trudno znaleźć dobrego fachowca. Od dziś takim fachowcem może być właśnie ExLibris.

KLIENT SAM WYKONUJE KALKULACJĘ

Bez udziału pracownika drukarni. W dowolnym czasie. I tak jak w przypadku, gdy kalkulację robi pracownik drukarni, nie jest wymagana fachowa wiedza. To oznacza, że liczba kalkulacji wykonywanych przez pracowników drukarni może znacząco spaść. Wtedy można poświęcić zaoszczędzony czas pracowników na inne zadania, np. kontakt z Klientem, albo… zredukować koszty pracownicze. A chyba o optymalizację tu przecież chodzi.

WIELOJĘZYCZNOŚĆ

Zarówno sam system, jak i generowane dane, mogą być w chwili obecnej dostępne w wersji polskiej oraz angielskiej. Pracujemy nad wersją niemiecką. Oznacza to, że Klient korzystający z wersji angielskiej otrzyma ofertę w takim języku. Wtedy nawet jeśli kalkulację wykonuje drukarnia po polsku, oferta będzie dostarczona w języku angielskim. Jak widać dzięki systemowi ExLibris znajomość języków nie jest potrzebna, żeby zrobić kalkulację dla Klienta zagranicznego.

AUTOMATYCZNE PRZELICZANIE WALUT

Dotyczy to zarówno ceny zakupu papieru (jeśli waluta jest inna niż PLN), jak i sprzedaży wykonanego produktu. Wszystko dzieje się automatycznie. Nie trzeba pamiętać ani sprawdzać, jaki jest dziś kurs, bo ExLibris robi to za nas..

DOSTĘPNOŚĆ 24/7

A to oznacza wygodę dla Klientów. Nikt z nas nie może dziś przecenić zadowolenia Klienta. A Klient, które w każdej chwili w prosty sposób może otrzymać kalkulację musi być przecież zadowolony, prawda?

KOMPATYBILNOŚĆ

Każda drukarnia posiada już jakiś mniej lub bardziej zaawansowany system do kalkulowania i zarządzania produkcją. Spotkałem się już z różnymi systemami. ExLibris nie ma na celu zastępować innych systemów, ale je wspierać. Bo często są to bardzo dobre systemy. Ale jak pokazuje doświadczenie, najsłabszym ogniwem tych systemów jest właśnie kalkulowanie. Dlatego też ExLibris ma na celu odciążyć inne systemy i umożliwić wykorzystanie zalet każdego z nich. Stąd aby umożliwić wykorzystanie danych uzyskanych w systemie ExLibris, istnieje możliwość exportu danych wg standardu EDI lub równoważnego do systemu posiadanego przez drukarnię. A to też jest oszczędność czasu!

Co dalej się dzieje z zebranymi w ten sposób danymi?

Dane są zapisywane w systemie i dostępne w dwojaki sposób: w postaci PDF i podglądu na stronie systemu. Każdorazowe wykonanie kalkulacji, jak też wykonanie rekalkulacji ceny przez drukarnię, powoduje wygenerowanie 2 plików PDF: oferty, która automatycznie jest wysyłana do Klienta, oraz karty technologicznej, która idzie do drukarni. Oba dokumenty są wysyłane razem, niezależnie od tego, kto wykonał kalkulację. Oznacza to, że drukarnia jest zawsze na bieżąco ze wszystkimi kalkulacjami wykonanymi w systemie.

Dodatkowo karta technologiczna zawiera wszystkie szczegóły technologiczne: maszyny wybrane do wykonania danej produkcji, czas i zużycia dla poszczególnych procesów. Praktycznie wszystkie niezbędne dane są podane “na tacy”. Same dane - zarówno na stronie, jak i w pliku - podane są w sposób bardzo czytelny. To z pewnością ułatwi pracę nie tylko technologom, ale również ludziom odpowiedzialnym za zaopatrzenie. A ponieważ dane te są przechowywane w systemie, zawsze można do nich wrócić, posługując się numerem kalkulacji.

Po wykonaniu oferty zawsze następują negocjacje. Czy ExLibris jest na to przygotowany?

Tak, i to w bardzo prosty sposób. Posługujemy się w tym wypadku parametrem “rabat”, który bardzo łatwo zmienić. Również poszczególne koszty mogą być zmienione indywidualnie. Proszę mi wierzyć - ExLibris jest na to przygotowany.

Co powoduje, że przy tak niewielkim nakładzie pracy drukarni można uzyskać takie efekty?

Podstawą jest tutaj silnik systemu. O ile to, co widzi użytkownik, wygląda na proste, to w środku systemu następują skomplikowane obliczenia. To dzięki temu, że całą wiedzę zaszyliśmy w systemie, użytkownik może robić kalkulacje w sposób uproszczony. Zatem - to system decyduje, jakie powinny być ceny dla danego Klienta, zarówno na usługę, jak i na surowce. To system wybiera optymalną impozycję, format papieru, decyduje, ile go kupić i w jakiej cenie, wylicza straty technologiczne dla poszczególnych procesów. Oblicza koszty pakowania i transportu do Klienta w zależności, gdzie ma on być dostarczony. Tych składowych jest bardzo dużo i trudno to ująć w krótki sposób. Zachęcam do sprawdzenia, jak wyglądają przykładowe dokumenty w wesji demo, o czym pisałem powyżej.

Do kogo skierowany jest ten system?

ExLibris dedykowany jest głównie do tych drukarń, które wykonują produkcje oprawiane (oprawa zeszytowa, klejona, zintegrowana czy twarda). Nie uwzględniono tutaj produkcji opakowaniowej, ale oczywiście istnieje możliwość rozbudowy systemu również w tym kierunku. Na razie jednak skupiliśmy się na tym, co stanowi dla drukarni największy problem - kalkulacje dla różnego rodzaju opraw. I nie ma znaczenia wiekość drukarni. Mogą z niego korzystać zarówno małe drukarnie, jak i największe w kraju. A co ciekawe - testowa wydajność przeliczeniowa systemu wynosi blisko… 100.000 kalkulacji dziennie! Nie wiemy, czy uda się to w praktyce uzyskać, ale nawet jeśli nie i wydajność będzie mniejsza, to i tak jest to ogromny nadmiar mocy obliczeniowej. Odpowiada za to nowoczesny serwer, odpowiedzialny za dokonywanie przeliczeń.